Damit die Thermopapierfalle nicht zuschnappt

Ob in Tankstellen, Blumenläden oder in Restaurants¬-Rechnungen auf Thermopapier haben im Alltag schon längst die herkömmlichen Papierbelege abgelöst. Rechnung ist Rechnung könnte man meinen. Durch jahrelange „Erziehung“ durch Steuerberater und Buchhaltungsmitarbeiter weiß jeder Unternehmer, dass er regelmäßig seine Taschen leeren und die Belege sammeln muss. Dennoch wundert sich so mancher unter Umständen Wochen später, dass die Ausgaben trotzdem nicht gebucht werden können, weil der Aufdruck schlichtweg nicht mehr lesbar ist. Oder schlimmer noch: Die Betriebsprüfung erkennt Jahre später rückwirkend die als Betriebsausgaben gebuchten Kosten ab. Steuernachzahlungen und zu guter letzt noch Zinsfestsetzungen sind die Folge. Doch der Reihe nach:

Per Gesetz sind Unternehmer dazu verpflichtet, ihre Rechnungen mindestens 10 Jahre lang sicher aufzubewahren. „Sicher“ ist dabei das Stichwort und bedeutet, dass die Belege mindestens 10 Jahre auch „lesbar“ sein müssen. Der Unternehmer ist dafür verantwortlich und muss alle ihm zumutbaren Maßnahmen ergreifen, um diese Anforderung zu erfüllen.

Ohne Nachweis kein Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug
Fehlen Belege oder lässt sich nur noch erahnen, was auf einem Beleg gestanden hat, drohen unangenehme Folgen. Der Finanzamtsprüfer kann nicht nur den Betriebsausgabenabzug komplett versagen, sondern auch den Vorsteuerabzug.

Papier ist nicht gleich Papier
Thermopapier hat die unangenehme Eigenschaft, im Laufe der Zeit zu verblassen. Je nach Qualität des Papiers geschieht das unter Umständen schon nach wenigen Wochen. Der eigentliche Aufdruck ist damit nicht mehr sichtbar. Und dies unabhängig davon, wie der Papierbeleg gelagert wird. Wer das weiß und die Aufbewahrungspflichten kennt, dem bleibt scheinbar nur die Möglichkeit, alle erhaltenen Thermobelege nochmals zu kopieren und zusammen mit dem Originalbeleg mindestens 10 Jahre aufzubewahren. Doch das kostet Zeit und bläht jedes Archiv in kürzester Zeit auf ein Vielfaches auf.

Digitales Archiv heißt die Alternative
Das Scannen einzelner Belege kann weder Ziel noch Problemlösung sein, wohl aber die Digitalisierung der gesamten Buchhaltungsunterlagen. Der Unternehmer scannt die Belege ein und archiviert sie digital. Mit entsprechender Technik und sicheren Archivierungsprogrammen ist dies heute kein Problem mehr.

ETL PISA bietet die Lösung
Archivierungsprogramme gibt es viele am Markt. Für Hoteliers und Gastronomen bietet die ETL ADHOGA die eigens entwickelte Onlineplattform ETL PISA. Diese bietet neben der Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Anforderungen noch einen weiteren Vorteil: Der Hotelier oder Gastronom kann sich, wenn er will, jederzeit und von jedem Ort der Welt aus online jeden einzelnen seiner Belege problemlos anschauen. Das Papierarchiv im Keller gehört damit ebenso der Vergangenheit an, wie die lästige Belegsuche in späteren Jahren, beispielsweise in einem Reklamationsfall. Sind Sie interessiert? Sprechen Sie uns gern an.

Holger Rapp,  ETL ADHOGA-Verbund aus Metzingen,
spezialisiert auf die Beratung von Hotels und Gaststätten

Kontakt:
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Tel: 07123/967170